2003 IKE 45-0

2003IKE45-0
上一主題
下一主題

PIKE-icon-IKE-20-50 Make a note   一週短文: 會無好會?

 meeting; host; discussion; group; management; efficient; method; cost;
Learn   ..Learning@PIKE

 
為什麼要開會?
開會有什麼意義?
為什麼有這麼多會要開?
每個人都在開會,但如何才能開好會?
別人怎麼開會?
現代企業隨時編織、任務導向,因此會議愈來愈重要,但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間。
  • 在全球化的競爭下,一家公司會不會開會,決定了公司的競爭優勢。
  • 只要改革會議,企業就能變革。
  • 只要開好會議,個人就有競爭力。
  • 產品週期愈來愈短,開會需求也愈來愈隨機。
     
 
會議的優點
  • 成員面對面溝通
  • 眾多訊息一次交流
  • 融合意見凝聚共識
  • 分派工作,公開公平合理



會議的缺點
  • 工作時間被分割
  • 人多口雜,討論耗時
  • 有時須加班,增加額外工時
  • 特殊問題還是個別溝通
  • 沒有產能
  • 別人發言比自己開口多
  • 重要工作或客戶造成延遲
會議革命
     1. 廢除不必要的會議
     2. 排除不需與會的主管
     3. 強調準時開始、結束
     4. 重視開會結論
     5. 提高會議生產力,強化企業競爭力


行動會議
  • 只要有需要,到處都可以開會
  • 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求
虛擬會議
  • 利用電話進行跨國會議
  • 利用虛擬視訊,打破會議的時空限制
     
 
考慮會議的成本

會議成本 = 人數 × 時間 × 薪資單價
會議報酬率 = 會議成本 ﹕會議效益



提升會議品質和效率
制訂會議規則
  • 仔細傾聽他人發言
  • 主動思考問題在哪裡
  • 為他人打氣並提案
  • 貢獻如何『打勝仗』的智慧
  • 互相諮詢討論
  • 根據事實
  • 先做做看
改革會議重點
  • 緊張感:沒有緊張感就不是會議
  • 溝通:拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論
  • 決定未來發展的『創造性』
改革會議項目
  • 領導作風
  • 掌握會議重要決策的關鍵時刻
  • 藉思考法、基礎技術、工具等活化組織,提升思考性會議


會議方法
  • 會議前置
    測試簡報系統運作
  • 會議開始
    報告背景 (Briefing)
    動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限)
  • 中場休息
    (整理並挑出幾個值得討論的idea)
  • 最後討論 ,去蕪存菁
  • 會議結束

會該怎麼開?
開會前 6 項準備
(開會前的重要步驟有哪些?)
  • 先決定會議希望達成的結果
  • 想想會議是否有必要召開
  • 邀請適當的人出席
  • 準備背景資料
  • 設定會議綱領及時間表
  • 預先設想可能的衝突
開會中 3 大陷阱
(開會時要克服哪些狀況?)
  • 一進會場士氣散漫,沒有參與感
  • 偏離主題
  • 點子乾枯,鴉雀無聲
開會後 3 項追蹤
(開會結束時要回顧哪些重點?)
  • 行動項目
  • 決議
  • 開放議題
  • 實際行動
     
 
善用工具和方法
3 思考
  • 從零出發思考法、
  • 綱要思考法、
  • 選擇思考法
3 基礎
  • 參與態度、
  • 結構化、
  • 本質化
3 工具
  • 邏輯樹、
  • 矩陣排列、
  • 過程分析
會議守則  (惠普動腦會議)
『因為沒有人像每一個人一樣聰明』
  • 不要想過頭
  • 腦袋大接力
  • 給自己海闊天空的發想
  • 保持動腦不斷電

開會要有實際效果 (豐田汽車辦公室標題)
  • 只開有實際效果的會議
  • 準時開始,最好一小時內結束
  • 重點在
     
 
看看別人怎麼開會?
  • 利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議
    (聯強國際總裁˙杜書伍)
  • 不預設立場鼓勵發言,會議結束前總結並決議
    (中國商銀總經理˙蔡友才)
  • 圓形會議室,鼓勵「沒大沒小」
    (智邦科技副總經理˙林子超)
  • 每一位員工都有表達不同意見的義務
    (麥肯錫副董事˙林紹婷)
  • 『問一個好問題,勝過想好的答案』
    (運籌廣告副董葉明桂)
  • 大人吃糖閉嘴,避免扼殺創意
    (奧美廣告前董事長˙莊淑芬)



本文整理自天下雜誌 11/01
IBM
  • 網上預約會議室
  • 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久
  • 正式會議
  • 會議時間延長,會出現警示音提醒
鴻海精密˙郭台銘:
  • 會議條列,會後貫徹執行
  • 會議法寶:白報紙+海報架
  • 會議要訣:一條一條寫下再明確不過,更不會有模糊的爭議空間。
寶僑家品
  • 「議後速決,決後速行」
  • 事前議程規劃清楚
  • 利用資訊系統開跨國會議
  • 會議主持人開宗明義說明結論與議程
  • 把事情說清楚,Alliance!
  • 申請一個專案網路空間,將資料歸檔
  • 開設「會議」檔,決議內容、執行人、執行日清清楚楚
  • 事後紀錄明白,會議記錄成為行動方案
日產
  • 強調「Value First 」+「Value Up」的跨部門會議
  • 不請決策者參加,以免影響討論方向
  • 時間以「分」為單位清楚劃分
  • 會議有「保密協定」,不分職位高低暢所欲言
  • 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練
  • 會議召集人保持立場中立,全力協助會議順利進行

    回到頁首

      意見信箱: PIKE@PIDC. 版權所有,未經授權,嚴禁轉貼節錄
      更新期別: 2003IKE45-0. Date: 2003/11/23.
      塑膠工業技術發展中心 Plastics Industry Development Center
      Phone: 886-4-2359-5900 Fax: 886-4-2359-5855
      powered by TechInfo@PIDC, PIKE Team